Certificado de Tradición-Oficina de Superintendencia Notariado y Registro en Colombia

Supernotariado

– por @ihcali | Cali, Colombia

Los 10 puntos que deben verificarse

1. Identificación correcta del inmueble y matrícula inmobiliaria

Verifica que el número de matrícula inmobiliaria corresponda exactamente al inmueble que se pretende administrar.

Comprueba:

• Número de matrícula inmobiliaria.
• Oficina de Registro de Instrumentos Públicos competente.
• Departamento y municipio.
• Dirección o identificación del predio.
• Cédula catastral o identificación predial, cuando corresponda.

Riesgo: estudiar un inmueble diferente al que realmente se pretende entregar en arrendamiento.

2. Identificación del propietario inscrito

Establece quién aparece como titular del derecho real de dominio en el certificado.

Comprueba:

• Nombre completo o razón social.
• Número de identificación, cuando figure.
• Correspondencia con la cédula o documento del propietario.
• Porcentaje de participación en el dominio.
• Existencia de varios propietarios.

Riesgo: recibir un inmueble de una persona que no tiene facultades suficientes para arrendarlo.

3. Estudio de la tradición y antecedentes de propiedad

Revisa las anotaciones históricas para identificar cómo adquirió el inmueble el actual propietario.

Identifica si la adquisición se produjo mediante:

• Compraventa.
• Adjudicación en sucesión.
• Donación.
• Remate judicial.
• Liquidación de sociedad conyugal o patrimonial.
• Permuta.
• Otros títulos traslaticios de dominio.

Es importante revisar la escritura pública, providencia o documento que originó la adquisición y comprobar su inscripción.

Riesgo: encontrar inconsistencias en la cadena de tradición o derechos incompletos.

4. Existencia de hipotecas y otros gravámenes

Identifica si el inmueble tiene obligaciones o gravámenes registrados.

Revisa especialmente:

• Hipotecas abiertas o cerradas.
• Hipotecas de primer o segundo grado.
• Gravámenes constituidos a favor de entidades financieras.
• Otros gravámenes inscritos.

Riesgo: desconocer obligaciones que afectan jurídicamente el inmueble.

Importante: la existencia de una hipoteca no significa automáticamente que el propietario no pueda arrendar el inmueble. Se debe examinar el alcance del gravamen y sus condiciones.

5. Embargos y medidas cautelares

Verifica si existen anotaciones relacionadas con:

• Embargos judiciales.
• Demandas civiles.
• Prohibiciones de enajenar.
• Medidas cautelares administrativas.
• Otras restricciones registradas.

Riesgo: recibir para administración un inmueble comprometido en actuaciones judiciales o administrativas que pueden afectar su situación jurídica.

No todas estas medidas producen automáticamente una prohibición de arrendar; hay que examinar la providencia y el alcance de cada anotación.

6. Limitaciones y afectaciones al derecho de dominio

Este punto es especialmente importante.

Identifica si existen:

• Afectación a vivienda familiar.
• Patrimonio de familia inembargable.
• Usufructo.
• Derechos de uso y habitación.
• Servidumbres.
• Condiciones resolutorias.
• Otras limitaciones registradas.

Riesgo: celebrar un contrato sin verificar quién tiene realmente las facultades de uso, goce o disposición del inmueble.

Por ejemplo, si existe un usufructo, debe analizarse la posición jurídica del usufructuario y no asumir que el propietario de la nuda propiedad puede actuar como arrendador sin restricciones.

7. Existencia de falsa tradición

Revisa si alguna anotación corresponde a falsa tradición.

Presta atención a expresiones como:

• Transferencia de derechos y acciones.
• Venta de derechos herenciales.
• Enajenación de cosa ajena.
• Transferencia de derechos incompletos.
• Inscripción sin antecedente propio.

Riesgo: confundir la titularidad de derechos incompletos con la propiedad plena del inmueble.

La falsa tradición está contemplada en el artículo 4 de la Ley 1579 de 2012 y no debe confundirse con una transferencia regular del dominio.

8. Cancelación efectiva de gravámenes y restricciones

No basta con encontrar una anotación que indique que una obligación fue pagada o que existe una escritura de cancelación.

Verifica que la cancelación correspondiente esté efectivamente inscrita en el folio.

Comprueba:

• Cancelación de hipotecas.
• Levantamiento de embargos.
• Cancelación de afectaciones.
• Cancelación de prohibiciones.
• Correspondencia entre la anotación original y su cancelación.

Riesgo: asumir que una obligación o limitación desapareció jurídicamente cuando todavía aparece vigente en el registro.

9. Existencia de propiedad horizontal y correspondencia del inmueble

Cuando se trate de apartamentos, locales, oficinas o unidades privadas sometidas a propiedad horizontal, verifica:

• Reglamento de propiedad horizontal.
• Escritura de constitución del régimen.
• Identificación de la unidad privada.
• Coeficiente de copropiedad.
• Parqueaderos y depósitos, si están incluidos.
• Destinación residencial o comercial.
• Posibles restricciones al uso y arrendamiento.

Riesgo: ofrecer un inmueble con características, anexos o destinaciones que no corresponden a su situación jurídica.

10. Capacidad jurídica de quien suscribe el contrato

Finalmente, determina quién está facultado para celebrar el contrato de arrendamiento.

Comprueba si quien firma es:

• Propietario inscrito.
• Copropietario con facultades suficientes.
• Usufructuario, según sus derechos.
• Representante legal de una sociedad propietaria.
• Apoderado con facultades suficientes.
• Mandatario debidamente autorizado.

Si hay varios propietarios, revisa las facultades y autorizaciones necesarias para actuar en nombre de los titulares.

Riesgo: celebrar un contrato con una persona que no acredita legitimación o facultades suficientes para entregar el inmueble en arrendamiento.

Documentos que recomendamos solicitar al propietario

• Certificado de Tradición y Libertad actualizado.
• Copia de la escritura pública de adquisición.
• Copia del documento de identidad del propietario.
• Información o identificación catastral.
• Documentación de los demás propietarios, cuando existan.
• Reglamento de propiedad horizontal, cuando aplique.
• Poder o autorización de administración, cuando corresponda.

Una regla fundamental: el Certificado de Tradición y Libertad no reemplaza un estudio integral de títulos. Es necesario contrastar sus anotaciones con las escrituras, providencias y demás documentos que dieron origen a cada inscripción.

ESTUDIO JURÍDICO DE TITULARIDAD

Este procedimiento permitirá clasificar cada inmueble como:

1. Aprobado: titularidad y facultades verificadas.
2. Aprobado con observaciones: existen situaciones que deben documentarse o aclararse antes de contratar.
3. No aprobado: existen inconsistencias jurídicas que impiden aceptar el inmueble hasta su solución.

La finalidad es que IH Administraciones y Seguros no solamente administre sus propiedades, sino proteger al propietario, comprador y vendedor para que todas las partes logren un desenlace seguro.